Урок 15: Тайминг. План мероприятие от и до

Рабочая неделя в самом разгаре, настроение располагает к проведению веселых свадеб, юбилеев и корпоративов, и как все успеть? Как не упустить ни одну деталь, вовремя сделать все и не разочаровать заказчика? Сегодня мы поговорим о тайминге или поминутном плане праздника. Он считается основой любого торжества.

Тайминг – для чего он нужен?

Поминутный план поможет буквально «увидеть» все мероприятие целиком и понять, сколько времени займет тот или иной этап. Умение взять «время под контроль» говорит о профессионализме организаторов и дает возможность правильно расставить акценты. Наличие подробного плана мотивирует и заставляет поверить в то, что цель будет достигнута. Как легко «съесть слона»? По частям. Точно так же и план убеждает в том, что поэтапно можно выполнить любое дело и подготовить грандиозное торжество. 
В тайминге нужно отразить такие моменты, как:

▪ Начало и окончание праздника.
▪ Поминутное перечисление всех действий в ходе торжества (речь ведущего, поздравительные выступления, награждения).
▪ Предполагаемые действия гостей (время на трапезу, конкурсы, танцы).
▪ Время на выступление приглашенных артистов.
▪ Время подачи блюд.
▪ Время для отдыха ведущих, артистов и других участников праздника.
▪ Время для подготовки и доставки нужного реквизита.

Запомните, что мелочей в таких вопросах, как подготовка плана мероприятия не бывает. Нужно учесть все нюансы и детали будущего торжества и посчитать «в минутах».

Для каждого этапа нужно определить время, в течение которого он должен быть проведен. 
Все этапы располагаем в хронологическом порядке, каждый момент нужно учесть и проконтролировать. 
Лучше составлять такой план на компьютере, планшете или в электронном ежедневнике. Можно также воспользоваться специальными программами, которые предназначены для планирования и решения других задач. Например:

▪ https://evernote.com/intl/ru/ 
▪ http://www.rememberthemilk.com/ 
▪ https://www.wunderlist.com/ru/ 

В электронном виде можно добавлять комментарии, изменять свои записи и корректировать план исполнения.

Используем специальные методики

Для правильного составления плана мероприятия, можно воспользоваться специально разработанными методиками. Например, методикой ABC. 
Эта методика говорит о том, что соотношении дел важных и неважных в процентах одинаково. Все задачи делим с помощью буквенных обозначений. Первые – самые важные обозначаем буквой A, за ними идут остальные по степени важности, и мы их обозначаем буквами B,C. 
Самые важные дела A – обычно 30% от всех дел. 
Менее важные дела B – примерно 40% от всех дел, приносят столько же результата. 
И дела наименьшей важности C – примерно 30% от всех результатов. 
В своем плане обозначьте приоритет решаемых вопросов, и вы поймете, какие из них нужно решить в первую очередь, какие – чуть позже.

План – всему голова

Поминутный план – один из самых эффективных инструментов планирования. Чтобы он работал, соблюдайте эти простые правила.

1. Проведите полное исследование вашей работы. Например, вы планируете мероприятие. Посчитайте, сколько времени уйдет на подготовку сценарий, подбор помещения, выбор автомобилей, встречи с заказчиками, переговоры с компаниями-партнерами и все это зафиксируйте. Это позволит увидеть реальную картину и понять, сколько времени уходит на тот или иной этап. При подготовке следующего праздника, учтите свои заметки и наблюдения.
2. Составляйте план заранее. Не начинайте работать без плана. Составьте его в первую очередь, а коррективы будете вносить по ходу подготовки.
3. Пишите конкретные пункты. Не просто: «договориться с флористической компанией об оформлении помещения», а «сделать звонок, просмотреть кейсы, узнать цены, договориться о встрече». Так, вам будет понятна задача в целом и проще ее решить.
4. И, как мы уже отметили, обязательно ранжируйте задачи по степени важности. Это поможет понять, что важно, а какой вопрос можно отложить. При дефиците времени вы уделите внимание самым важным моментам, что поможет выйти из цейтнота с наименьшими потерями.

Не лишним будет знакомство с основами тайм-менеджмента. В книгах Дэвида Аллена и Брайана Трейси можно найти реальные примеры и практические варианты решения различных задач. 
И пусть все мероприятия, которые вы реализуете, получаются яркими и интересными, и никакие «подводные камни» не нарушат их ход. 
А вот о тех самых «камнях», точнее, внештатных ситуациях мы поговорим в следующий раз.