Урок 7: Площадка. Как выбрать подходящие место проведения

Надеемся, прошедшая неделя стала источником новых идей для проведения мероприятий, теперь дело за малым – воплотить их в жизнь. Мы же дадим полезные советы по выбору площадки для проведения праздников. Подскажем, какие моменты надо учесть, чтобы гости разместились «с комфортом», никто не чувствовал себя в «тесноте и обиде» или, наоборот, участники мероприятия не терялись из-за необъятных размеров выбранного зала.

Выбираем площадку

Выбор подходящей площадки для проведения мероприятия – один из самых сложных моментов. Нужно учесть:

• Личные пожелания заказчика.
• Примерное количество посадочных мест и свободной площади для организации конкурсов и танцев.
• Расположение площадки.
• Оригинальность и другие привлекательные свойства выбранного места.
• Возможность размещения аппаратуры и другие моменты.

Для различных праздников площадки нужны такие, которые будут удовлетворять пожелания гостей и отвечать теме мероприятия.

Организаторам праздника приходится потрудиться, чтобы найти нужное место. Предлагаем несколько вариантов организации торжества, из которых легко выбрать тот, который будет соответствовать общему направлению праздника:

• Востребованы банкеты и прогулки на теплоходе. Приятно, когда гости участвуют в веселых конкурсах, танцуют, наслаждаются вкусным угощением, а пейзаж за окном все время меняется – теплоход следует по заданному маршруту
• Летом, весной и теплой осенью нет ничего лучше праздника на природе. Выбраться из душного офиса и шумного города на свежий воздух и наслаждаться голубым небом и яркой зеленью приятно всем. Чтобы не возникло проблем с угощением, лучше заказать услуги кейтеринга (выездного ресторана) для обслуживания мероприятия.
• Загородный дом – великолепный способ устроить веселый праздник. Это может быть современный коттедж или старинная усадьба. Второй вариант позволяет устраивать прекрасные костюмированные вечеринки, старинные комнаты создают нужную атмосферу и дают соответствующий настрой.
• Шикарный вариант – праздник за границей. Такие мероприятия организуют для проведения семинаров, тренингов, корпоративов. Задача организатора – выяснить пожелания к месту проведения мероприятия и личные пристрастия участников и найти подходящий отель.

Учитываем детали

Подумайте о том, что выбранная площадка должна быть не тесной, чтобы гости чувствовали себя комфортно, но и не слишком просторной – иначе пропадает ощущение уюта.

Важно заранее уточнить, будет ли помещение изолировано от посторонних. Не пожалейте времени, постарайтесь увидеть своими глазами место будущего праздника. Картинки могут не в полной мере соответствовать реальности.

Случай из практики

Марина, организатор event-мероприятий:

«Мы готовили корпоративную вечеринку для крупной фирмы. Продумали все моменты, заранее заказали банкетный зал и особое угощение для гостей. Но не уточнили у администратора, у которого оформляли аренду зала, кто еще собирается отмечать праздник в этом ресторане в это же самое время. Как оказалось, зря.

В соседнем зале была шумная свадьба. Отдохнуть и покурить участники нашей вечеринки и гости, приглашенные на свадьбу, выходили на общую открытую веранду. Из соседнего зала звучали тосты и взрывы смеха. Не скажу, что это сильно испортило впечатление – атмосфера была радостная, но заместитель руководителя фирмы, для которой мы организовывали корпоратив, выразил пожелание, что следующее мероприятие его компании лучше праздновать без «соседей»».

Советы «от бывалых»

Помните, что хорошая площадка должна:

• Обеспечить комфорт и удобство присутствующим.
• Гарантировать нужный уровень обслуживания.
• Располагать местом для танцев и проведения конкурсов.

И еще несколько советов, которыми поделились организаторы праздников различных агентств:

Виктор, 33 года,

«Не стоит забывать об освещении. Если освещение будет слабым, потеряется весь колорит, детали декора будут выглядеть тусклыми и незаметными. Для создания особой атмосферы можно использовать свечи, фонарики или систему «аплайтинг», позволяющую подсветить определенные зоны. Немаловажный момент, про который нельзя забывать: при недостатке света фотографии получаются неудачными».

Анна, 27 лет.

«При выборе места помните, что площадка для праздника должна соответствовать общему направлению события. Трудно представить пиратскую вечеринку в старинной усадьбе с классическими хрустальными люстрами и мебелью из ценных пород дерева».

Ирина, 39 лет.

«Обязательно нужно найти время для посещения места предполагаемого праздника. Измерьте все буквально «по шагам» или воспользуйтесь рулеткой и простыми расчетами. Запланируйте, где будут стоять праздничные столы (размещены шатры, ковры и место для приема пищи для вечеринки в восточном стиле), размещаться зона танцпола, музыкальная аппаратура, ди-джей, зона для фотографирования и все, что посчитаете нужным разместить на этой площадке».

Игорь, 35 лет.

«Убедитесь, что в том месте, где будет проходить праздник можно воплотить все идеи мероприятия. Например, зажигать свечи, запускать фейерверки, прикреплять украшения к потолку разрешено не везде».

Перед тем, как приступить к выбору площадки, напишите для себя план тщательно проработайте каждый пункт. А затем наслаждайтесь вместе с участниками мероприятия чудесными праздниками в правильно подобранном месте.

Чем и когда кормить гостей, как сервировать столы и узнать о вкусовых пристрастиях всех присутствующих, поговорим в следующий раз.