Урок 6: Бюджет. Составляем смету праздника

Сейчас прекрасное время для проведения веселых праздников, и наверняка в ближайшее время вам необходимо организовать какое-то мероприятие. Не забудьте, что один из основных моментов любого мероприятия – планирование расходов.

Желание устроить «пир на весь мир» понятно, но помните о возможностях. Не стоит устраивать супер банкет, если у бюджета есть определенные рамки. Лучше составить смету праздничных расходов и строго придерживаться бюджета, тогда и праздник будет таким, как вы задумали, и финансы не станут головной болью на ближайшее время.

Считаем гостей «по головам» и проводим маркетинговые исследования

Организатору приходится непросто, например, для подсчета планируемых расходов необходимо «поработать» экономистом. Для начала, подсчитайте, сколько гостей планируется пригласить на торжество. В этом нам поможет список приглашенных.

Далее рассматриваем имеющийся бюджет и сопоставляем его с форматом праздника. Если это юбилей, цифра будет одна, если корпоративный праздник – совсем другая, если свадьба, которую долго и тщательно планировали – третья.

Пробуем силы в роли маркетологов и начинаем анализ рынка. Обзваниваем клубы, рестораны, усадьбы, где организуют праздники, и узнаем примерные расценки. Лучше провести такую маркетинг-разведку задолго до мероприятия, чтобы было время все продумать, «взвесить» и выбрать нужный вариант, исходя из бюджета.

Составляем смету и расставляем приоритеты

Ну и настала пора попробовать себя в роли бухгалтеров – пора составлять смету праздничного мероприятия. Помните, что есть вещи, без которых не обойтись – еда, напитки и т.п., и расходы, которые необязательны, но с ними праздник будет ярче и приятнее – украшения, праздничный торт, карнавальные костюмы и т.п.

Рекомендуем составить две сметы: основную и резервную. В основной будут только обязательные расходы, а в резервную можно включить, «что душе угодно».

Основная смета включает различные расходы, в зависимости от направления праздника. Так, на Новый год необходимы подарки и елочные игрушки, на другие праздники без подарков можно обойтись.

Из опыта работы организатора праздников Екатерины Устиновой:

«Мы всегда предлагаем клиенту не менее трех вариантов бюджета: минимальный, максимальный и оптимальный. В минимальный включаем только самое необходимое, в оптимальном подбираем варианты с разумным сочетанием: «цена-качество». Максимальный предполагает довольно большие расходы, но он и рассчитан на тех, кто может себе позволить устроить грандиозное мероприятие с фейерверками и приглашенными популярными звездами эстрады».

Экономим «с умом»

Всегда можно найти пункты, на которых можно сэкономить, и есть такие, на которых экономить не стоит, иначе праздник оставит у гостей далеко не лучшие впечатления.

Итак, на чем экономить нельзя? Не стоит урезать расходы на:

• Угощение – категорически не допускается, чтобы гости остались голодными.
• Ведущего – низкая квалификация ведущего оставит впечатление унылого праздника. Гости скучать не должны.

Зато можно сэкономить на:

• Аренде помещения. Можно провести его на «домашней» территории, можно договориться на льготные или бартерные условия по предоставлению площадки.
• Приглашении звезд эстрады. Замените выступление одной «звезды» хорошим диджеем, который составит музыкальную программу в соответствии со вкусами присутствующих и тематикой.

Транспорт для доставки гостей на место празднования можно включить и в основные расходы, если мероприятие проводится за городом, и добраться до этого места самостоятельно проблематично.

Не выходим «за рамки»

После того, как смета составлена, начинайте закупку необходимых атрибутов праздника и договаривайтесь об аренде с владельцами ресторанов и клубов. Не поддавайтесь на уговоры такого плана: «Давайте наши сотрудники украсят зал, споют и станцуют», если это не запланировано. Задача организатора – не выходить за рамки бюджета.

Для полной оптимизации расходов используйте специальную бесплатную программу, например, «Open plan». Она прекрасно подойдет и для реализации отдельных проектов и для решения более сложных задач в рамках бюджета. С помощью этого продукта можно планировать и контролировать реализацию проекта, проводить анализ его выполнения.

Каждый праздник индивидуален, и все расчеты будут зависеть от целей и задач, которые он должен решать. Расценки могут варьироваться, в зависимости от масштабности мероприятия.

Считайте, решайте и устраивайте замечательные праздники – к разумному подходу добавьте некую долю авантюризма, и пусть эти мероприятия станут источником веселого настроения.

А в следующий раз мы поделимся правилами подбора площадки для праздника.