Урок 19: Конец? А что после праздника

«Дорогие гости, вот и подошел к концу наш чудесный праздник, благодарим вас за то, что вы нашли время посетить его!» – примерно такими словами заканчивается очередное торжественное мероприятие. Но это еще не конец. Надо продумать несколько моментов и не терять связи с гостями.

Благодарите гостей…

Начнем (вернее, продолжим) тему благодарности. Гостей благодарить нужно обязательно. Можно сделать это в конце праздника лично (краткую речь мы написали в начале статьи), а можно подготовить благодарственные открытки и вручить их гостям перед уходом или просто разложить на столе рядом с именем каждого гостя (и сувениром, который вы наверняка подготовили).
Но краткая форма благодарности не заменяет благодарственных писем. Не позднее чем через две недели после проведения праздника нужно отправить всем гостям благодарственные письма. А желательно в первый же рабочий день после торжества.

К их написанию нельзя подходить формально. Уделите внимание составлению индивидуальных текстов, если гостей было не очень много, вспомните какие-то моменты торжества, связанные именно с этим гостем. Уверены, адресат будет тронут тем, что организаторы помнят о нем.

Не используйте речевых штампов и не пытайтесь отделаться дежурными фразами. При составлении текста письма представьте, что беседуете с гостем лично, благодарственное письмо получится теплым и милым.

Если на празднике присутствовала супружеская пара, благодарственное письмо может быть одно на двоих.

Будьте на связи…

Используйте соцсети для обратной связи с гостями. Вы, как организатор праздников, уже завели аккаунты Вконтакте, Фейсбук и Инстаграмм? Публикуем свои впечатления о торжестве и благодарим всех гостей. Можете отметить в постах самые яркие моменты, опубликовать фотографии.

Будьте внимательны и тщательно отбирайте информацию для публикации. Ни фото, ни текст – не должны расстроить ни одного гостя. Если после публикации кто-то из них напишет и попросит убрать его фотографию из общего доступа, обязательно сделайте это. Задача организатора мероприятий – дарить положительные эмоции – до праздника, во время торжества и после него.

И, кстати, о фотографиях. Уделите этому моменту особое внимание. Во-первых, на празднике был профессиональный фотограф, ваша задача – поддерживать с ним связь и вовремя организовать рассылку фото гостям.

Во-вторых, многие из присутствующих сами делали фотографии. В соцсетях можно предложить выложить фото из личного архива (что касается торжества), чтобы желающие могли сохранить лучшие моменты праздника. Есть и другой вариант – обменяться контактами и переслать фото лично.

С видеозаписями действуем по тому же сценарию. Только придется поторопить видеооператора с редактированием записи или составлением фильма о празднике (в зависимости от договоренностей) и потом разослать видеозапись всем присутствующим.
Возможно, этим вопросом займется сам оператор (особенно, если это платная услуга, и он заинтересован в быстром получении оплаты за свою работу), но контроль получения всех «документальных» подтверждений праздника – задача организатора торжества.

Общайтесь

Соцсети – великолепный инструмент, без которого не обойтись. Предложите гостям написать отзывы о празднике. Обязательно прокомментируйте каждый. Поблагодарите за положительные. Если будет отрицательный (люди разные, у всех свой взгляд на мир), отвечайте вежливо и корректно, никакого повышения тона или отрицательных эмоций. Просто пообещайте обратить внимание на вопрос, который вызвал негативные чувства у кого-то из гостей и сделать все, чтобы подобных ситуаций не возникало.

Постарайтесь общаться так, чтобы гости снова и снова заходили на вашу страничку – это прямой путь к увеличению числа клиентов.

А вот обсуждения нюансов не будет, об итогах праздника поговорим в следующий раз.

Удачного общения, коллеги!