Урок 16: Персонал на вашем событии. Кого, когда и сколько
А как у вас с математикой? Считать умеете? Знаете, как подсчитать число помощников при организации различных мероприятий? После того, как приглашения отправлены и получены подтверждения, становится ясно, сколько гостей будет на празднике. Вот в этот момент нужно посчитать, сколько потребуется ведущих, кураторов и обслуживающего персонала.
Площадки
Не забывайте, что у каждой площадке своя специфика. Что 1000 квадратных метров в помещении и 1000 квадратных метров на улице это совершенно разный формат. Так же большую роль играет наполняемость площадки — если предусмотрены столы и стулья, то будет одна вместимость, если мебели не предусмотрено, то уже совершенно другая.
Досуг гостей
Масштабная шоу-программа и выступления артистов хороши тем, что они могут занять всю аудиторию. Но нужно помнить, что гости пришли не на концерт и разбавить программу разнообразными интерактивами. Когда присутствует вовлеченность в процесс, это вызывает куда больше эмоций и интереса.
Официанты
Конечно, все зависит и от сложности меню и количества блюд в нем, и от подготовки официантов. Цифры могут варьироваться. Команда из пяти опытных официантов может обслужить до 200 гостей или 20 столов по 20 человек.
И помните, что в каждом отдельном случае расчет официантов и другого обслуживающего персонала может быть разным, он зависит от масштаба праздника, пожеланий и бюджета клиента.
Что еще важно
Обязанности куратора
Куратор на празднике должен следить за ходом проведения мероприятия, настроением гостей. Сделать все возможное, чтобы все чувствовали себя комфортно, веселились, пели, отдыхали и участвовали в конкурсах. Вокруг царил порядок (в прямом и переносном смысле). Он должен уметь быстро найти выход из сложной ситуации (от заказа дополнительного оборудования до вызова скорой помощи) и разрешить форс-мажоры.
К выбору обслуживающего персонала нужно подойти ответственно. От качества обслуживания во многом зависит настроение гостей и, соответственно, их впечатление от праздника. Иногда не так важно количество, как качество работы официантов, их старательность, честность и порядочность.
Удачных расчетов и прекрасно организованных праздников, коллеги!
А как завершить праздник и что делать «после бала», мы расскажем в следующий раз.