Урок 15: Тайминг. План мероприятие от и до
Рабочая неделя в самом разгаре, настроение располагает к проведению веселых свадеб, юбилеев и корпоративов, и как все успеть? Как не упустить ни одну деталь, вовремя сделать все и не разочаровать заказчика? Сегодня мы поговорим о тайминге или поминутном плане праздника. Он считается основой любого торжества.
Тайминг – для чего он нужен?
Поминутный план поможет буквально «увидеть» все мероприятие целиком и понять, сколько времени займет тот или иной этап. Умение взять «время под контроль» говорит о профессионализме организаторов и дает возможность правильно расставить акценты. Наличие подробного плана мотивирует и заставляет поверить в то, что цель будет достигнута. Как легко «съесть слона»? По частям. Точно так же и план убеждает в том, что поэтапно можно выполнить любое дело и подготовить грандиозное торжество.
В тайминге нужно отразить такие моменты, как:
- Начало и окончание праздника.
- Поминутное перечисление всех действий в ходе торжества (речь ведущего, поздравительные выступления, награждения).
- Предполагаемые действия гостей (время на трапезу, конкурсы, танцы).
- Время на выступление приглашенных артистов.
- Время подачи блюд.
- Время для отдыха ведущих, артистов и других участников праздника.
- Время для подготовки и доставки нужного реквизита.
Запомните, что мелочей в таких вопросах, как подготовка плана мероприятия не бывает. Нужно учесть все нюансы и детали будущего торжества и посчитать «в минутах».
Для каждого этапа нужно определить время, в течение которого он должен быть проведен.
Все этапы располагаем в хронологическом порядке, каждый момент нужно учесть и проконтролировать.
Лучше составлять такой план на компьютере, планшете или в электронном ежедневнике. Можно также воспользоваться специальными программами, которые предназначены для планирования и решения других задач. Например:
- https://evernote.com/intl/ru/
- http://www.rememberthemilk.com/
- https://www.wunderlist.com/ru/
В электронном виде можно добавлять комментарии, изменять свои записи и корректировать план исполнения.
Используем специальные методики
Для правильного составления плана мероприятия, можно воспользоваться специально разработанными методиками. Например, методикой ABC.
Эта методика говорит о том, что соотношении дел важных и неважных в процентах одинаково. Все задачи делим с помощью буквенных обозначений. Первые – самые важные обозначаем буквой A, за ними идут остальные по степени важности, и мы их обозначаем буквами B,C.
Самые важные дела A – обычно 30% от всех дел.
Менее важные дела B – примерно 40% от всех дел, приносят столько же результата.
И дела наименьшей важности C – примерно 30% от всех результатов.
В своем плане обозначьте приоритет решаемых вопросов, и вы поймете, какие из них нужно решить в первую очередь, какие – чуть позже.
План – всему голова
Поминутный план – один из самых эффективных инструментов планирования. Чтобы он работал, соблюдайте эти простые правила.
- Проведите полное исследование вашей работы. Например, вы планируете мероприятие. Посчитайте, сколько времени уйдет на подготовку сценарий, подбор помещения, выбор автомобилей, встречи с заказчиками, переговоры с компаниями-партнерами и все это зафиксируйте. Это позволит увидеть реальную картину и понять, сколько времени уходит на тот или иной этап. При подготовке следующего праздника, учтите свои заметки и наблюдения.
- Составляйте план заранее. Не начинайте работать без плана. Составьте его в первую очередь, а коррективы будете вносить по ходу подготовки.
- Пишите конкретные пункты. Не просто: «договориться с флористической компанией об оформлении помещения», а «сделать звонок, просмотреть кейсы, узнать цены, договориться о встрече». Так, вам будет понятна задача в целом и проще ее решить.
- И, как мы уже отметили, обязательно ранжируйте задачи по степени важности. Это поможет понять, что важно, а какой вопрос можно отложить. При дефиците времени вы уделите внимание самым важным моментам, что поможет выйти из цейтнота с наименьшими потерями.
Не лишним будет знакомство с основами тайм-менеджмента. В книгах Дэвида Аллена и Брайана Трейси можно найти реальные примеры и практические варианты решения различных задач.
И пусть все мероприятия, которые вы реализуете, получаются яркими и интересными, и никакие «подводные камни» не нарушат их ход.
А вот о тех самых «камнях», точнее, внештатных ситуациях мы поговорим в следующий раз.